Aufgaben zu delegieren, fällt Führungskräften nicht immer leicht. Häufig übernehmen sie die Aufgaben ihrer Mitarbeiterund setzen sich damit selbst unter Druck. Denn viele Vorgesetzte haben das Gefühl, mit der Delegation einer Aufgabe auch ihre Kontrolle und Verantwortung abzugeben. Mit klar formulierten Zielen und einer effizienten Kommunikation von Regeln und Fristen, können Aufgaben abgegeben werden, ohne den Überblick zu verlieren. Die Financial Times Deutschland hat sieben Schritte aufgezeigt, mit denen Aufgaben richtig delegiert werden können.
1. Wer übernimmt die Aufgabe?
Lege genau eine Person namentlich für die Erfüllung der Aufgabe fest. Sie erhält damit einen Großteil der Verantwortung und kann bei Bedarf Teilaufgaben weiterdelegieren.
2. Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
Setze eine fixe Deadline fest, auch wenn du daran zweifelst, dass die zuständige Person die Aufgabe im zeitlichen Rahmen erledigt. Handelt es sich um ein umfangreiches Projekt, sind Zwischentermine sinnvoll.
3. Was ist zu tun?
Definiere deine Ziele klar und mache deutlich, was dir besonders wichtig ist. Gibt es Zwischentermine, solltest du hier die Zwischenergebnisse besprechen.
4. Warum muss der Mitarbeiter das machen?
Sorge für Transparenz und erläutere deinem Mitarbeiter, warum er die Aufgabe erfüllen muss. Kennt er den Zweck der Aufgabe, kann er selbständig arbeiten und Entscheidungen treffen. Erkläre dem Mitarbeiter auch, was ihm die Erfüllung der Aufgabe bringt.
5. Wie hat er vorzugehen?
Lege nicht unbedingt die Art und Weise fest, wie der Mitarbeiter die Aufgabe zu erfüllen hat. Meistens ist er auf dem jeweiligen Gebiet ausgebildet und kennt die besten Methoden, um das Problem zu lösen. Allerdings kann es auch ratsam sein, die einzelnen Schritte zu besprechen, etwa wenn es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt.
6. Womit soll die Aufgabe bewältigt werden?
Stelle dem Mitarbeiter die Ressourcen zur Verfügung, die er benötigt, um die Aufgabe zu bewältigen. Delegiert der Mitarbeiter wiederum Teilaufgaben, sollte hier geklärt werden, wer was, bis wann, warum, wie und mithilfe welcher Ressourcen erledigt.
7. Sage Danke.
Erweise deinen Mitarbeitern Respekt. Bedanke dich im Voraus, wenn du eine Leistung forderst.
Führungskräfte sind durch die Delegation nicht nur weniger strapaziert. Die Mitarbeiter werden durch die Übertragung von Verantwortung und fordernden Aufgaben sogar motiviert. Werden diese Schritte berücksichtigt, kann der Vorgesetzte – trotz Übergabe von Aufgaben – noch immer einen klaren Überblick behalten, und zwar ohne sich zu sehr in die Gebiete anderer einzumischen.
