Aufgaben zu delegieren, Führungskräften fällt nicht immer leicht. Häufig übernehmen sie die Aufgaben ihrer Mitarbeiter und setzen sich damit selbst unter Druck. Denn viele Vorgesetzte haben das Gefühl, mit der Delegation einer Aufgabe auch ihre Kontrolle und Verantwortung abzugeben. Mit klar formulierten Zielen und einer effizienten Kommunikation von Regeln und Fristen können Aufgaben übergeben werden, ohne den Überblick zu verlieren. Die Financial Times Deutschland hat sieben Schritte aufgezeigt, mit denen Aufgaben richtig delegiert werden können.
1. Wer übernimmt die Aufgabe?
Legen Sie genau eine Person namentlich für die Erfüllung der Aufgabe fest. Sie erhalten damit einen Großteil der Verantwortung und können bei Bedarf Teilaufgaben weiterdelegieren.
2. Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
Setzen Sie eine feste Deadline fest, auch wenn Sie daran zweifeln, dass die zuständige Person die Aufgabe im zeitlichen Rahmen erledigt. Handelt es sich um ein umfangreiches Projekt, sind Zwischentermine sinnvoll.
3. Was ist zu tun?
Definieren Sie Ihre Ziele klar und machen Sie deutlich, was Ihnen besonders wichtig ist. Gibt es Zwischentermine, sollten Sie hier die Zwischenergebnisse besprechen.
4. Warum muss der Mitarbeiter das machen?
Sorgen Sie für Transparenz und erläutern Sie Ihrem Mitarbeiter, warum er die Aufgabe erfüllen muss. Kennt er den Zweck der Aufgabe, kann er selbständig arbeiten und Entscheidungen treffen. Erklären Sie dem Mitarbeiter auch, was ihm die Erfüllung der Aufgabe bringt.
5. Wie hat er vorgegangen?
Legen Sie nicht unbedingt die Art und Weise fest, wie der Mitarbeiter die Aufgabe zu erfüllen hat. Meistens ist er auf dem jeweiligen Gebiet ausgebildet und kennt die besten Methoden, um das Problem zu lösen. Allerdings kann es auch ratsam sein, die einzelnen Schritte zu besprechen, etwa wenn es sich um einen neuen Mitarbeiter handelt.
6. Womit soll die Aufgabe bewältigt werden?
Stellen Sie dem Mitarbeiter die Ressourcen zur Verfügung, die er benötigt, um die Aufgabe zu bewältigen. Delegiert der Mitarbeiter diese Teilaufgaben, sollte hier geklärt werden, wer was, bis wann, warum, wie und mithilfe welcher Ressourcen erledigt wird.
7. Sagen Sie Danke.
Erweisen Sie Ihren Mitarbeitern Respekt. Bedanken Sie sich deshalb im Voraus, wenn Sie eine Leistung fordern.
Führungskräfte sind durch die Delegation nicht nur weniger strapaziert. Die Mitarbeiter werden durch die Übertragung von Verantwortung und anspruchsvollen Aufgaben sogar motiviert. Werden diese Schritte berücksichtigt, kann der Vorgesetzte – trotz Übergabe von Aufgaben – immer noch einen klaren Überblick behalten, und zwar ohne sich zu sehr in die Gebiete anderer einzumischen.
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