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Last but not least: Weihnachtskartengrauen

Die Verpflichtungen zur Weihnachtszeit überraschen uns immer wieder aufs Neue: Geschenkekaufen, Essenrichten, Baumschmücken und nicht zuletzt die leidige Korrespondenz rutschen in ihrer Erledigung immer wieder gefährlich nahe an das eigentliche Fest heran. Um dem vorzubeugen, setzt sich unsere Marketingabteilung jedes Jahr das wackere Ziel, den Weihnachtskartenversand dieses Jahr aber wirklich gezielt und geplant anzugehen.

Planung ist alles

Aber was braucht es dazu, den Versand von läppischen 500 Karten auf 30 Mitarbeiter aufzuteilen? Erst einmal Karten. Kurz tauchen Bilder von Online-Karten, Pauspapier-Teelichtkarten oder gar essbaren Karten vor unserem geistigen Auge auf – werden aber mit Blick auf Kalender und Budget sofort wieder verworfen. Eine einfache, nette Papierkarte soll es sein. Soweit so gut. Nachdem eine Grafik-Designerin mehrere Wochen mit Ideen und Vorschlägen gequält wird (und gezielt zurück quält!), die Karte zig Entscheidungshierarchien durchlaufen hat und letztendlich immerhin Ende November in den Druck gegeben wird, herrscht auf einmal überraschende Stille.

Super. Alles klar. Ging ja richtig einfach. Doch was in unserer Planung fehlte, fällt uns schlagartig auf als die Päckchen mit den Karten auf unseren Tischen stehen: Umschläge! Denn kein Postbote stellt die Karte anhand unserer (wohl gemerkt noch nicht vorhandenen) Widmung zu. Über dieser Erkenntnis ist es Dezember geworden. Doch was für Umschläge? Die Auswahl fällt schwer: alle Farbkombinationen von himmelblau bis schweinchenrosa sind denkbar. Es gibt wattierte und unwattierte Umschläge. Mit Briefmarken bedruckt und ohne. Und das auch noch in verschiedenen Größen! Vielleicht mal eine Karte im Zeitungsformat? Würde immerhin auffallen!
Im Moment unserer kurzzeitigen Planlosigkeit machen wir den großen Fehler, einfach mal im Hause Präferenzen abzufragen. Naheliegenderweise wollten wir damit im Einkauf starten. Just in dem Moment steht die Kollegin vom Verkauf in der Tür: „Rot wäre doch eine gute Farbe! Und die Wohlfahrtsmarken sind dieses Jahr so hübsch!“ „Bunte Umschläge kosten extra Porto!“ schallt das Halbwissen aus dem Backoffice. Die Herren von der IT sprechen sich für den einfachen, grauen Umschlag aus. Reicht doch! Man sollte erst mal verschiedene Muster organisieren, nach Farbe, Gewicht und Größe sortiert und dann eine wohlabgestimmte Entscheidung treffen, rufen die, die es ganz genau wissen (und selbst nie Karten verschicken).
Nachdem mit diesen mannigfachen Möglichkeiten wieder alle Entscheidungsebenen abgeklappert wurden und keine solche getroffen wurde, werden die Umschläge kurzerhand von einer entnervten, aber resoluten Mitarbeiterin Freitagnachmittags vor der Weihnachtsfeier gekauft und auf den Tisch mit den Karten geknallt. Weiß. Standard. Fertig.

Nachdem sich mit dieser Lösung alle einverstanden zeigen, wir schreiben immerhin schon den 12. Dezember, kommt die komplizierteste Frage auf uns zu: Wer schickt wem eine Karte? Und vor allem: Woher weiß der das? Und wenn er dieses Wissen erlangt hat, wie teilt er mir dies mit?
Nach der Abfrage der unterschiedlichen Wünsche, Kämpfen mit dem CRM-System und vielen, vielen Listen und Etiketten müssen schließlich nur noch die Umschläge zu den Karten sortiert und diese unterschrieben werden. Nach einem erneuten Blick auf den Kalender werden hierzu optimistische drei Tage eingeplant.

Der Lohn für die Mühe

Tatsächlich: nach nur sieben Bitten um Nachdruck von Etiketten, drei Beschwerden wegen fehlender Adressen und 24 Flüchen auf das CRM-System schaffen es in der Woche vor dem 24. Dezember immerhin eine handvoll Karten in die Poststelle.
Nach deren erfolgreichem Versand erfolgen wiederum lediglich sechs Beschwerden wegen falscher Adressen – aber das soll uns die Weihnachtsstimmung nicht verderben. Denn schließlich kommt es nur auf eines an: Die mit viel Liebe und Hingabe gestaltete, von allen unterschriebene, im gefütterten, mit der schönsten Wohlfahrtsmarke frankierten Umschlag verschickte Weihnachtskarte ist raus. Dass sie innerhalb von nur fünf Sekunden im nächstgelegenen Papierkorb landet, ist für uns (fast) nebensächlich.

Und mein Fazit: 2012 wird alles anders! Wir wünschen Ihnen einfach schon im Januar alles Gute. Und bitte, bitte erwarten Sie keine Weihnachtspost mehr von uns! Jedenfalls nicht pünktlich zu Weihnachten…

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