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Mehr Übersicht durch klare Beschriftungen

Im Büroalltag gibt es zahlreiche Stolperstellen, die für Ärger unter Kollegen sorgen, ein Durcheinander bewirken, die Fehlerquote erhöhen oder schlichtweg Zeit kosten, die an anderen Stellen effektiver genutzt werden könnte. Viele davon sind menschlicher Natur und nicht so einfach zu eliminieren. Andere jedoch können schnell und einfach ad acta gelegt werden – mit wenig Aufwand und langfristiger Wirkung.

 

Der eigene Arbeitsplatz

Grundsätzlich wäre es diesbezüglich schon sehr viel Wert, wenn jeder einzelne Mitarbeiter gewisse Punkte bei sich selbst beziehungsweise an seinem Arbeitsplatz beherzigt.Das muss nicht zwingend immer für alle einheitlich sein, aber eben sinnvoll. Sehr viel davon hat natürlich mit Ordnung und Struktur zu tun.

Stellen Sie sich vor, Sie können aufgrund von Krankheit oder anderer Gründe morgen ungeplant nicht zur Arbeit kommen und werden auch nicht erreichbar sein. Wird ein anderer Mitarbeiter, der Ihre Arbeit oder auch nur einen Teil davon spontan für Sie übernehmen muss, durch das System Ihrer Ordnung und die Unterlagen an Ihrem Arbeitsplatz durchsteigen? Dieses Szenario können Sie sich genauso gut umgekehrt vorstellen: Wenn Sie morgen früh ganz spontan die Aufgaben eines Kollegen übernehmen sollen, der ungeahnt für mehrere Wochen ausfällt – wie würden Sie seinen Arbeitsplatz gern vorfinden, um mit gutem Gefühl und einigermaßen entspannt einzuspringen? Und täuschen Sie sich nicht, die Zahlen des Krankenstandes in Deutschland sprechen dafür, dass so etwas schneller passieren kann, als Ihnen lieb ist.

 

Übersicht durch Eindeutigkeit

Eine gute Ordnung ist die wichtigste Basis überhaupt. Während jeder selbst sein eigenes Ordnungssystem im Zweifel auch so durchblickt, wird es für andere erst durch eine klare Beschriftung deutlich, für die es praktische Helfer wie Etikettendrucker gibt. Das betrifft viele Dinge am Arbeitsplatz wie zum Beispiel:

  • Ordner
  • Mappen
  • Briefablagen
  • Stehsammler
  • Unterschriften-/Datumsmappen
  • Schubladen
  • Regale
  • Archiv

 

In einigen Bereichen scheint das auf den ersten Blick selbstverständlich, gerade bei Dingen wie Briefablagen, die im täglichen Gebrauch eine Rolle spielen, wird eine solche Ordnung aber oft außer Acht gelassen. Nicht wenige Mitarbeiter haben auf ihrem Schreibtisch einen Turm von diversen Ablagefächern stehen. Auch wenn dem jeweiligen Mitarbeiter seine eigene Ordnung klar ist: Für andere bringt es wenig, wenn hier nicht klar gekennzeichnet ist, was wohin sortiert wird. Es ist auch nicht hilfreich, wenn Bezeichnungen wie „Wichtig“, „Noch erledigen“, „In Arbeit“ und „To do“ übereinanderstehen, die eigentlich alle eine sehr ähnliche Bedeutung haben.

 

 

Notfallliste

Erstellen Sie eine Liste, die eine Übersicht Ihrer Ordnung enthält, und hinterlassen Sie diese an einem Platz, der in einem solchen Fall schnell gefunden wird. Eine solche Liste wird auch Ihnen immer wieder helfen, sich an das eigene System zu erinnern. In stressigen Phasen gehen derartige Strukturen auch bei einem noch so ordnungsliebenden Menschen mal verloren. Umso wichtiger ist es dann, die Ordnung wiederherzustellen, sobald der Stress bewältigt ist. Wenn Sie selbst nicht in der Lage sind, eine klare Ordnung zu erstellen, orientieren Sie sich an Kollegen – sind Sie besonders gut darin, seien Sie den Kollegen eine tatkräftige Unterstützung. Spätestens wenn ein unerwarteter Vertretungsfall eintritt, werden alle es zu schätzen wissen.

 

Bild 1: © istock.com/RADsan

Bild 2: © istock.com/BackyardProduction

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