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Mehr vom Tag haben – mit dem richtigen Zeitmanagement

Haben Sie immer öfter das Gefühl, dass ein Tag gar nicht ausreicht, um alle anfallenden Aufgaben zu erledigen? Bevor Sie an Ihren Qualifikationen zweifeln oder sich über Ihren Chef ärgern, weil dieser Ihnen zu viel zumutet, können Sie versuchen, Ihr Zeitmanagement effektiver zu gestalten. Tamara Kraus von der ebuero AG, Anbieter für Telefonservices, gibt Ihnen hierzu ein paar Tipps.

Zeitfresser Nummer Eins: Ihr Email-Konto

Einer aktuellen Studie zufolge ruft der Großteil der Arbeitnehmer Emails sofort auf, wenn diese eintreffen. Der Hauptgrund: Ein Pop-Up auf dem Desktop macht auf den Eingang einer neuen Mail aufmerksam. Selbst wenn man diese nicht aufruft und bearbeitet – Die Aufmerksamkeit ist schon auf die Email gelenkt. Sie benötigen etwas Zeit, bis Sie sich wieder in Ihre aktuelle Aufgabe einfinden. Am effektivsten ist daher, die Pop-Up Funktion in Ihrem Email-Programm abzuschalten und sich diesem nur zu festgelegten Zeiten zu widmen. Bei Outlook funktioniert dies beispielsweise über die Outlook-Optionen. Über den Reiter „E-Mail“ kann man unter dem Punkt „Nachrichteneingang“ die Haken bei den Elementen entfernen, die das Eintreffen neuer Nachrichten ankündigen.

Zeitfresser Nummer Zwei: Zu viel auf einmal erledigen wollen

Sie wissen nicht, was Sie zuerst erledigen sollen und würden am liebsten alles auf einmal machen? Das ist nicht besonders sinnvoll. Meistens wird in einer solchen Stresssituation die Arbeit nur halb so gut erledigt. Besser ist, das Eisenhower-Prinzip anzuwenden. Damit können Sie Ihre Aufgaben nach Priorität einteilen. Das Prinzip gibt folgende Einteilungen vor:

  • Wichtige und dringende Aufgaben werden von Ihnen persönlich und sofort erledigt.
  • Wichtige, aber nicht so dringende Aufgaben können später erledigt werden. Dafür sollte ein bestimmter Zeitpunkt festgelegt werden.
  • Dringende, aber nicht sehr wichtige Aufgaben können delegiert werden.
  • Nebensächliche Aufgaben müssen gar nicht erledigt werden. Darunter fallen zum Beispiel Werbeprospekte – Diese können Sie gleich in den Papierkorb entsorgen. Das schafft mehr Platz auf Ihrem Schreibtisch.

Zeitfresser Nummer Drei: Das Telefon

Kennen Sie das? Sie sind gerade in eine wichtige Aufgabe vertieft und hochkonzentriert – Dann klingelt das Telefon. Diese Unterbrechung bedeutet, dass Sie sich wieder neu in die Aufgabe einarbeiten müssen. Über den Tag verteilt frisst das Zeit. Gerade in der bevorstehenden Weihnachtszeit, wenn sich viele Ihrer Kollegen im Urlaub befinden und Sie alleine das Büro „bewachen“ müssen, ist dies besonders stressig. Doch was tun? Einfach die Telefone der anderen klingeln lassen? Das ist keine gute Idee – Denn dadurch gehen viele Aufträge verloren. Kunden könnten verärgert werden. Eine Lösung bieten Büro- und Telefonservices. Professionelle Sekretärinnen übernehmen dabei das Telefon und fassen den Inhalt der Gespräche in kurzen Mails für Sie zusammen. Auf diese Weise können Sie sich konzentriert und mit einer wesentlichen Zeitersparnis um andere Dinge kümmern.

Über den Autor:

Tamara Kraus ist bei der ebuero AG im Marketing tätig. Das Berliner Unternehmen bietet Selbstständigen und Betrieben Unterstützung im Arbeitsalltag: Professionelle Sekretärinnen des Telefonservices nehmen Anrufe im Namen des Auftraggebers entgegen und informieren diesen in einer kurzen Anrufnotiz über den Inhalt des Gesprächs.

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