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Zeitmanagement-Tipps: So setzen Sie effektiv Prioritäten

„Ich habe viel zu wenig Zeit.“ Oder gar: „Ich habe keine Zeit.“ Aussagen, die man in der alltäglichen Hektik immer wieder hört. Dabei ist die Zeit, die uns für die Erledigung bestimmter Aufgaben zur Verfügung steht, meist nicht das Problem, sondern das Zeitmanagement.

Insbesondere die Reihenfolge, in der wir unsere Aufgaben angehen. Die Priorität, die wir den einzelnen Jobs zuordnen. Das geschieht meist unbewusst. Entscheidungen darüber, was wichtig ist und was warten kann, werden intuitiv getroffen. Erfolgreiches Zeitmanagement kann so aber nicht gelingen.
Oft werden gerade unangenehme, aufwändige aber eben wichtige Aufgaben hinaus geschoben. Dadurch erlangen auf einmal unwichtige Angelegenheiten Priorität. Deshalb ist es von so großer Bedeutung für unseren Erfolg, dass wir uns regelmäßig die anstehenden Aufgaben vornehmen und sie bewerten. Dafür gibt es zwei verschiedene Methoden der Prioritätensetzung zur Verbesserung des Zeitmanagements: Die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip.

Mit der ABC-Analyse trennen Sie Wesentliches von Unwesentlichem. Alle anstehenden Aufgaben werden der A-, B- oder C-Priorität zugeordnet. Hierbei bedeutet:
– A-Priorität – vorrangig behandeln (15% Ihres Zeitaufwandes)
– B-Priorität – delegieren, wenn möglich (20% Ihrer Zeit)
– C-Priorität – sind Routine (65% Ihres Zeitaufwandes)

Das Eisenhower-Prinzip unterscheidet „dringend“ und „wichtig“. Als wichtig stufen Sie alles ein, was Sie Ihrem Ziel (persönlichem oder beruflichem) näher bringt. Dringend ist alles, was sofortige Aufmerksamkeit erfordert, Sie aber Ihren Zielen nicht oder kaum näher bringt. Erstellen Sie Ihre To-Do-Liste neu und ordnen Sie Ihre Aufgaben einer der folgenden Kategorien zu.
– Wichtig und dringend: Aufgaben, die Sie sofort und selbst erledigen.
– Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben terminieren und selbst erledigen.
– Nicht wichtig, aber dringend: Versuchen Sie die Aufgaben zu delegieren. Wenn das nicht möglich ist, selbst erledigen.
– Nicht wichtig, nicht dringend: Aufgabe ablegen, (je nach Stellung im Unternehmen auch mal direkt in den Papierkorb). Nur erledigen, wenn in den anderen Kategorien keine Aufgabe mehr übrig ist und Sie sich langweilen.

Durch diese Prioritätensetzung steuern Sie Ihren Arbeitsablauf jetzt aktiv und konzentrieren Ihre Kräfte auf wesentliche Dinge. Sie erreichen Ihre persönlichen und beruflichen Ziele und vermeiden Konflikte und Stress.

„Ich habe keine Zeit, „ist damit ein Satz von gestern. Ab heute sagen Sie: „Das hat für mich keine Priorität.“

Eine Antwort zu “Zeitmanagement-Tipps: So setzen Sie effektiv Prioritäten”

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